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Überraschungsbesuch vom Finanzamt – wie Unternehmer bei der Kassen-Nachschau einen kühlen Kopf bewahren

Besuche ohne Voranmeldung sind nicht jedermanns Sache – dies gilt vor allem, wenn das Finanzamt vor der Tür steht. So herrscht seit einiger Zeit bei bargeldintensiven Betrieben Unruhe: Denn seit dem 1. Januar 2018 dürfen Prüfer des Finanzamts unangekündigt bei Betrieben die Kasse kontrollieren. Die Rede ist von der Kassen-Nachschau. Der Überraschungsbesuch soll die Manipulation von Kassendaten verhindern und Steuerbetrug wirksamer bekämpfen. Doch wer muss mit einer Kassenprüfung rechnen? Wie läuft die Kassen-Nachschau ab? Und wie können sich Unternehmer darauf vorbereiten? Damit die Betroffenen bei den Anforderungen den Überblick behalten und künftig eine sachlich sowie formell korrekte Kassenführung nachweisen können, sollten sie einige Neuerungen beachten.

Betroffene Unternehmen
Von der Bäckerei, über den Friseur bis hin zur Apotheke – Grundsätzlich gibt es keine Einschränkungen bei der Auswahl der Unternehmen für eine Kassen-Nachschau. In der Praxis sind vor allem bargeldintensive Betriebe betroffen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Geschäftsinhaber eine elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder eine offene Ladenkasse verwendet. Geprüft werden können alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.

Vorbereitung auf die Kassen-Nachschau
Seit jeher sind Geschäftsinhaber verpflichtet, täglich Kassenbücher und Aufzeichnungen zu führen. Mit der Kassen-Nachschau kann das Finanzamt dies nun jederzeit kontrollieren. Unternehmer sollten daher darauf achten, dass sie dieser Pflicht nachkommen. Zudem darf der Prüfer die ordnungsgemäße Funktion der Kasse kontrollieren. Geschäftsinhaber sollten daher bereits im Vorfeld ihre Kasse in regelmäßigen Abständen überprüfen und alle dazugehörigen Organisationsunterlagen, wie die Bedienungsanleitung oder die Kassieranweisung, in den Geschäftsräumen bereithalten.


Durchführung der Kassen-Nachschau
Im Vorfeld einer Kassen-Nachschau können Finanzbeamte inkognito die Geschäftsräume oder betriebliche Fahrzeuge, wie Taxen oder Verkaufswagen, betreten, um sich einen Eindruck über die Kassenführung sowie die Nutzung der Kassenaufzeichnungssysteme zu verschaffen oder Testkäufe durchzuführen. So kann der Prüfer sehen, ob der Unternehmer Entgelte trennt und beispielsweise zwischen „Verzehr an Ort und Stelle“ oder „Außer-Haus-Verkauf“ unterscheidet.  

Die Finanzbeamten dürfen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Kasse prüfen. Zu Beginn einer Kassen-Nachschau weist der beauftragte Finanzbeamte sich gegenüber dem Geschäftsinhaber oder dem kassenbedienenden Mitarbeiter aus. Es empfiehlt sich, einen Steuerberater zu kontaktieren, damit dieser die Nachschau ggf. begleiten und auf die ordnungsgemäße Durchführung achten kann.

Der Finanzbeamte kann zur Prüfung der Kassenaufzeichnungen einen Kassensturz verlangen, bei dem er die Zählung des Bargeldes überwacht. Der Prüfer ist zudem berechtigt, das Kassenbuch,
-belege, -berichte der offenen Ladenkasse sowie Organisationsunterlagen der Kasse zu kontrollieren. Er kann auch eine Einsichtnahme oder die Übergabe der elektronischen Daten aus dem Kassensystem verlangen und während der Kassen-Nachschau Unterlagen und Belege scannen oder fotografieren. Er hat aber keine Durchsuchungsbefugnis. Daneben muss der Geschäftsinhaber im Rahmen seiner Mitwirkungspflichten Auskünfte zu bestimmten Fragestellungen und Sachverhalten geben.

Folgen einer Kassen-Nachschau
Besteht Anlass zur Beanstandung der Kassenaufzeichnungen, kann der Prüfer ohne vorherige Anordnung zu einer „echten“ Betriebsprüfung übergehen. Stellt er dann fest, dass die Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist, hat die gesamte Buchführung keine Beweiskraft. Infolgedessen kann das Finanzamt Einnahmen hinzu schätzen. Dies kann erhebliche Steuernachzahlungen zur Folge haben. Ob die Fehler bewusst oder unbewusst gemacht wurden, ist dabei nicht von Bedeutung.

Fazit
Wenn Finanzbeamte die eigenen Geschäftsräume betreten und eine Kassen-Nachschau durchführen, stellt das für viele Unternehmer eine Extremsituation dar. Um sich optimal vorzubereiten, empfiehlt es sich einen Steuerprofi hinzuzuziehen. Solche Experten sind zu finden über den Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Niedersachsen unter www.stbk-niedersachsen.de.

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