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Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftspartner

Ob Schokolade, Wein oder Präsentkorb – Die Zeit des Schenkens naht und fernab von privaten Geschenken sind steuerrechtliche und im Fall der Arbeitnehmergeschenke auch sozialversicherungsrechtliche Hürden zu beachten. Damit der Schenker Geschenke als Betriebsausgaben oder in den selteneren Fällen als Werbungskosten abziehen kann, muss er an einiges denken: wie etwa an bestimmte Wertgrenzen und Aufzeichnungspflichten, um der Finanzverwaltung die Überprüfung dieser Grenzen zu ermöglichen.

Was sind Geschenke?
Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen, die ohne Gegenleistung funktionieren. Steuerlich berücksichtigungsfähig sind nur Geschenke, die nicht auf dem persönlichen Interesse des Schenkers beruhen. Ein Geburtstagspräsent für die Mutter des Firmeninhabers, die keine Verbindung zu der Firma selbst hat, kann also nicht von der Steuer abgesetzt werden. Von vornherein nicht unter den Geschenkbegriff fallen z. B. Trinkgelder, Rabatte und Streuwerbeartikel, wie etwa Kugelschreiber, bis zu einem Wert von maximal 10,00 Euro.

Was ist bei einem Geschenk an Mitarbeiter zu beachten?
Ganz generell sind Geld- und Sachgeschenke an die eigenen Arbeitnehmer für den Arbeitgeber immer in voller Höhe abzugsfähig. Sie unterliegen jedoch als geldwerte Vorteile der Lohnsteuer. Ausnahmsweise jedoch kann zu besonderen persönlichen Anlässen, etwa eines Jubiläums oder eines Geburtstags, der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine steuerfreie Aufmerksamkeit im Wert von maximal 60,00 Euro ohne einen Lohnsteuerabzug schenken. Diese Präsente unterliegen auch nicht der Sozialversicherung.

Hiervon abzugrenzen sind Sachzuwendungen, die der Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erhält und die bis zu einer monatlichen Freigrenze in Höhe von 44,00 Euro lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind, etwa Tankgutscheine für die Arbeitnehmer.

Etwas anderes gilt bei Geschenken im Rahmen von Betriebsveranstaltungen. Diese fließen in die Ermittlung des Freibetrags von 110,00 Euro pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung ein.

Beispiel
Ein Arbeitgeber übergibt anlässlich einer Weihnachtsfeier jedem Arbeitnehmer einen Warengutschein über 50,00 Euro. Die auf jeden teilnehmenden Arbeitnehmer entfallenden Kosten, z. B. für Speisen und Getränke, Musik usw., betragen 100,00 Euro, zusammen also 150,00 Euro. Davon sind 110,00 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei. Die restlichen 40,00 Euro können individuell als Arbeitslohn versteuert und der Sozialversicherung unterworfen werden. Der Arbeitgeber kann diese 40,00 Euro aber auch pauschal versteuern. In diesem Fall ist dieser Betrag sozialversicherungsfrei.

Was ist bei einem Geschenk an einen Geschäftspartner zu beachten?
Hier ist die Wertgrenze in Höhe von 35,00 Euro pro Empfänger im Wirtschaftsjahr entscheidend. Dabei sind der Versand des Geschenks und die handelsübliche Verpackung nicht in den Geschenkwert einzubeziehen. Die Umsatzsteuer ist bei einem vorsteuerabzugsberechtigten Schenker nicht in die Wertgrenze miteinzubeziehen.

Da der Betrag über 35,00 Euro eine sogenannte Freigrenze darstellt, ist bei einem Übersteigen des Nettowerts beim Schenker der gesamte Aufwand beim Schenker nicht abzugsfähig. Dieser Wert ist bereits bei 35,01 Euro erreicht.

Beispiel
Ein voll zum Vorsteuerabzug berechtigter PKW-Händler versendet an seine Kunden zu Weihnachten eine Kiste mit drei Flaschen Rotwein. Das Geschenk hat einen Wert von 40,00 Euro brutto, einschließlich der handelsüblichen Holzkiste.

Der PKW-Händler berechnet den Wert jeden Geschenks wie folgt:

Kaufpreis der Weinkiste, brutto                                                    40,00 Euro
darin enthaltene Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent                -   6,39 Euro
Nettowert des Geschenks                                                            33,61 Euro

Der PKW-Händler kann also dieses Geschenk im Nettowert von 33,61 Euro als Betriebsausgabe abziehen und zudem die Vorsteuer in Höhe von 6,39 Euro geltend machen. Wäre ein anderer Händler dagegen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, so würde die Umsatzsteuer über 6,39 Euro den Wert des Geschenks erhöhen, es verbliebe bei 40,00 Euro und der Händler könnte das Geschenk nicht als Betriebsausgabe abziehen.

Welche formellen Voraussetzungen sind zu erfüllen?

Die Geschenke müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Die Aufwendungen müssen zudem fortlaufend und zeitnah verbucht werden, und zwar innerhalb von zehn Tagen bis höchstens einem Monat nach Übergabe des Geschenks. Der Name des Beschenkten muss aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg ersichtlich sein. Für Geschenke von ganz geringem Wert gibt es jedoch Ausnahmen.

Fazit

Wie die Ausführungen zeigen, lauern im Bereich der Geschenke Steuerfallen, die es zu vermeiden gilt. Aus diesem Grunde empfiehlt es sich, frühzeitig den Rat eines Steuerberaters in Anspruch zu nehmen. Steuerexperten sind u. a. zu finden im Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Niedersachsen unter www.stbk-niedersachsen.de.

Erscheinungsdatum:

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