Von der Verfahrensdokumentation haben viele Unternehmen schon einmal etwas gehört. Doch worum handelt es sich dabei genau? Wozu dient sie und sollte jedes Unternehmen eine haben? Die letzte Frage lässt sich leicht beantworten: Ja, sofern Steuerpflichtige Buchführungs- bzw. Aufzeichnungs- sowie Aufbewahrungspflichten unterliegen. Dann ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig. Wichtig ist, dass Steuerpflichtige, die Bilanzen oder Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR) erstellen, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten. Dies gilt, sobald sie unternehmerische Prozesse EDV-gestützt abbilden und ihre Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Ein wichtiger Teilbereich der GoBD ist die Verfahrensdokumentation, in der alle relevanten IT-Prozesse dargestellt werden müssen. Eine Verfahrensdokumentation dient somit als Nachweis, die Anforderungen von Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung zu erfüllen. Achtung: Auch bei Kleinunternehmern fragt die Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen nach der Verfahrensdokumentation. Diese können Unternehmen entweder selbst anfertigen – oder noch besser – sich von Steuerberaterinnen und Steuerberatern unterstützen lassen.
Was ist die Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Der organisatorisch und technisch gewollte Prozess wird nach Auffassung der Finanzverwaltung durch die Verfahrensdokumentation beschrieben. Bei einem elektronischen Dokument wäre das die Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung sowie der Reproduktion. Sie muss verständlich sein, sodass sachverständige Dritte in angemessener Zeit einen Überblick über das betreffende System erhalten können. Außerdem muss darin dokumentiert werden, wie (elektronische) Belege im Unternehmen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Kurzgefasst: Sie gibt einen Überblick über die steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme in einem Unternehmen. Im Falle einer Betriebsprüfung wird sie i. d. R. im Vorfeld von der Finanzverwaltung angefordert, um den Prüfern eine effektive Untersuchung der digitalen Steuerunterlagen zu ermöglichen. Die Verfahrensdokumentation ist dabei praktisch das Handbuch zum Unternehmen. Bestandteil einer vollständigen und korrekten Verfahrensdokumentation ist ein internes Kontrollsystem. Dieses soll die Einhaltung der Verfahrensanweisungen zum Umgang mit Belegen und Daten überwachen und muss in der Verfahrensdokumentation aufgeführt werden. Eine Verfahrensdokumentation ist dabei keine einmalige Sache. Sie muss laufend aktualisiert und fortgeführt werden.
Digitalisierung von Belegen
Ein wichtiger Aspekt bei der Verfahrensdokumentation ist die digitale Buchhaltung, insbesondere die Überführung aller Belege in eine elektronische Version. Die Digitalisierung und anschließende Archivierung von Belegen, inklusive Vernichtung der Originalbelege, wird als Ersetzendes Scannen bezeichnet. Zusammen mit den anderen Prozessen in der Buchhaltung ist dieser Vorgang aufzeichnungspflichtig und muss in der Verfahrensdokumentation genauestens dokumentiert werden. Durch die Möglichkeit, Belege mit dem Smartphone abzufotografieren und in einer Cloud zu speichern, ergeben sich neue Vorgaben für Unternehmen.
Fehlende oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation
Die Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation wird im Rahmen der Betriebsprüfung kontrolliert. Wird dabei keine oder nur eine fehlerhafte Verfahrensdokumentation vorgelegt, kann es passieren, dass Prüfer die Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlage schätzen. Diese Auffassung der Finanzverwaltung ist jedoch umstritten, da keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation besteht. Eine Hinzuschätzung durch Betriebsprüfer bzw. Finanzverwaltung ist hingegen ohne Weiteres nicht möglich, wenn die Buchführung inhaltlich korrekt ist und trotz fehlender Verfahrensdokumentation keine Mängel bei der Nachvollziehbarkeit bestehen. Ist die Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit allerdings durch eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation nicht mehr gewährleistet, kann es wegen Verstoß gegen die GoBD zu einer Hinzuschätzung von bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn kommen.
Vorteile der Verfahrensdokumentation für Unternehmen
Die Erstellung einer korrekten Verfahrensdokumentation ist nicht nur sinnvoll, um bei einer Steuerprüfung abgesichert zu sein. Durch die ausführliche Dokumentation der Prozesse und Systeme werden Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar definiert und verdeutlicht. Außerdem können die dokumentierten Abläufe hinsichtlich Effizienz und Effektivität geprüft und so Unternehmensprozesse optimiert werden.
Fazit
Für viele Unternehmen zählt die Betriebsprüfung nicht zu den beliebtesten Ereignissen. Und wenn Betriebsprüfer auch noch die Buchführung verwerfen, drohen Hinzuschätzungen, die teuer werden können. Der Schlüssel zu einer fairen Prüfung ist deshalb Zusammenarbeit und Transparenz. Das Herzstück hierbei ist die individuelle Verfahrensdokumentation des Unternehmens. Diese dient neben steuerrechtlichen Zwecken auch einer strukturierten und erfolgsorientierten Unternehmensführung. In Eigenregie ist das für viele allerdings eine nahezu unlösbare Aufgabe. Die gute Nachricht: Steuerberaterinnen und Steuerberater unterstützen bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen. Orientierungshilfe bei der Suche gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Webseite der Steuerberaterkammer Niedersachsen.
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